Russian Business on the threshold of the e-invoice revolution

More than 300 million paper invoices per year in only one network retail! More than 3.5 million accountants employed in Russia (more than civil servants). The situation must change and move to the use of electronic technologies. For this purpose, October 23 2009 in the office of the company METRO Cash & Carry ECR-Rus held a workshop on the perspectives of the use of the e-invoice in Russia. After many years in this regard here has been a positive shift – the long-awaited amendments to the legislation are being introduced to the Russian Parliament.

October 23, 2009 ECR-Rus, non-profit partnership that brings together leading retail chains and FMCG manufacturers, held a seminar on the perspective of the transition from paper to electronic invoices in Russia. The seminar was attended by representatives of all major retail chains (Auchan, X5, Billa, Wal * Mart, Lenta, Media Markt, Dixy, Globus, etc.) and the largest producers of consumer goods (Coca-Cola, Kraft Foods, Neste, Colgate-Palmolive , Ferrero and others) represented by financial (CFOs) and IT (CIOs) directors.

Welcoming speech was held by ErwinTrinkl, Senior Vice-President Public and Government relations METRO AG Russia. According to him, Russia at this stage repeats the path passed by the European countries ten years ago. Each of these countries evolved its own unique history of development of electronic document, based on differences in national legal traditions and systems.

The introduction of electronic document flow in Russia is a very hot issue for businesses, both large and for small and medium. It improves performance and efficiency of companies, reduces the time and cost of information processing. In some Western European countries are already up to 80% of invoices are provided and processed electronically using the technology of EDI (Electronic Data Interchange).

There is an opinion that the introduction of electronic invoices is interesting primarily to large companies.However, this is not the way it is. According to Maximilian Musselius, Executive Director of ECR-Rus, “the cost of processing a single invoice will always be higher in small businesses. Also it is necessary to take into account the impact on cash flow of the company. Small and medium enterprises more dependent on the timely payment than large. Electronic invoices will greatly accelerate payments, as the documents will be instantly sent to the buyer and will not contain errors. Mr. Musselius also noted that “the development and widespread use of this technology in the future will allow businesses not only to optimize and simplify workflow with its partners, but also with public authorities. Tax authorities will have easy access to information with the possibility of electronic processing, and use of digital signature would make the document more secure, because to change them would be impossible. “

Legalization of electronic document was finally very real prospect for Russia’s market. According to one of the speakers of the seminar, Duma deputy Konstantin Borisovich Shipunov, the law “On Making Amendments and Additions to the Tax Code and Federal Law” On Accounting “is introduced by the State Duma and is under consideration (reference to the status of the document in the DG RF). Time for decision on the law in accordance with the procedures ranged from three to six months.

Recall Background: In 2008, in accordance with the instructions of the RF Government dated 11 November 2008 number SC-P13-6752 Ministry of Finance and the Federal Tax Service has begun work on a pilot project for the exchange of electronic invoices, which was successfully completed in August 2009 Implementation of this pilot project demonstrated that the use of electronic documents as possible between the parties, and between the taxpayer and the tax authority.

At a seminar on Oct. 23 the company METRO Cash & Carry, members of the project, shared their best practice on how they are able to successfully implement and use electronic document along with the paper versions of documents. Milen Genchev, CFO of METRO Cash & Carry, has provided specific numbers, what investments are required from the company to be able to with electronic document, in what time frame can carry out these works and what savings can get a company using electronic documents, even together with their paper copy. These findings were reinforced by Maximilian Musselius, Executive Director of ECR-Rus, showing data on European markets at each stage of processing an electronic document as compared with their paper versions. According to these data, the savings amount to about € 2,70 to € 0,76 and the recipient to the sender. Technological aspects of the transition to electronic documents were represented in the presentations of Mr. Lerch (METRO AG) and Mr. Moiseev (METRO Cash & Carry Russia).

Despite the fact that the issue of transition to a paperless workflow in Russia has been discussed for quite a long time, all seminar participants agreed that now is a time when the industry needed to unite their efforts to implement the use of electronic invoicing in Russia. Joint and coordinated action should be taken to adopt the new amendments to the Tax Code first and secondly to avoid potential problems in the future by using non-international standards for e-invoices and electronic archives. ECR-Rus community plans to continue to participate actively in moving forward business interests during laws preparations at various levels in Government and Parliament.

What is ECR Russia?

Facts and figures: 56 Members, Members’s business in Russia 40 BLN USD, 7 committees, 900+ people committee members.

ECR-Rus was formed in September 2003, to implement Efficient Consumer Response principles that will develop business within Russia. More than 50 retailing and manufacturing companies work actively together in breaking down the barriers to business efficiency and serve better consumers in the fast evolving Russian shopping environment.

Links to presentations:
1. Opening speech by Maximilian Musselius, Executive Director ECR-Rus

2. Implement Documents of electronic interchange in Russia: law changes that will permit the use of electronic invoices. Konstantin Shipunov, RF State Duma Deputy

3. Implementation and benefits the electronic invoices while the legislation still require the paper version. Case of METRO Cash & Carry Russia. Milen Gentchev, CFO METRO Cash & Carry Russia

4. Business procedures and IT Aspects of the E-invoice implementation. Hanjoerg Lerch, METRO AG, EDI expert

5. Going live in Russia. Dmitry Moiseev, Metro Group Buying Russia

Более 300 млн бумажных счетов-фактур в год в одной только сетевой розничной торговле! Более 3,5 млн бухгалтеров работающих в России (больше чем чиновников). Ситуацию надо менять и переходить на использование электронных технологий. С этой целью 23 октября 2009 г. в офисе компании METRO Cash&Carry ECR-Rus провел семинар, посвященный перспективам перехода с бумажных на электронные счета-фактуры в России. Спустя много лет в этом вопросе наметился положительный сдвиг – долгожданные поправки в законодательство попали на рассмотрение в Государственную Думу. 23 октября 2009 г. ECR-Rus, некоммерческое партнерство, объединяющее ведущие розничные сети и крупнейших производителей потребительских товаров, провел семинар, посвященный перспективам перехода с бумажных на электронные счета-фактуры в России. На семинаре присутствовали представители всех ведущих розничных сетей (Auchan, Х5, Billa, Wal*Mart, Лента, Медиа Маркт, Дикси, Глобус и др.) и крупнейших производителей товаров народного потребления (Coca-Cola, Kraft Foods, Neste, Colgate-Palmolive, Ferrero и др.) в лице финансовых и IT директоров.

С приветственной речью выступил Эрвин Тринкл, cтарший Вице-Президент по связям с общественностью и государственными органами METRO AG Россия. По его словам, Россия на сегодняшнем этапе повторяет путь, пройденный европейскими государствами лет десять назад. У каждого из этих государств складывалась своя уникальная история развития электронного документооборота, основанная на различии в национальных правовых традициях и системах. Но итоги этого развития на сегодня впечатляют: уже к 2010 году применение электронных инвойсов при взаимодействии с государственными органами, как ожидается, станет обязательным в большинстве стран Евросоюза.

Внедрение электронного документооборота в России является очень актуальным вопросом для бизнеса, как для крупного, так и для среднего и малого. Его комплексное использование позволяет повысить производительность и эффективность работы компаний, многократно снизить время и затраты на обработку информации. В странах Западной Европы уже сейчас до 80% счетов-фактур предоставляются и обрабатываются в электронном виде с использованием технологии EDI (Electronic Data Interchange – электронного обмена данными).

Бытует мнение, что внедрение электронной счет-фактуры интересно прежде всего крупным компаниям. Однако это совсем не так. По словам Максимилиана Мусселиуса, исполнительного директора ECR-Rus, “затраты на обработку одной счет-фактуры будут всегда выше в малом бизнесе. Также стоит учитывать и воздействие на cash flow компании. Малый и средний бизнес более зависим от своевременной оплаты, чем крупный. Электронные счета-фактуры заметно ускоряют сроки оплаты, так как документы мгновенно передаются покупателю и не содержат ошибок”. Г-н Мусселиус также отметил, что “развитие и широкое использование этой технологии в будущем позволит бизнесу не только оптимизировать и упростить документооборот со своими партнерами, но и с государственными органами. Налоговые органы получат удобный и быстрый доступ к информации с возможностью ее электронной обработки, а использование Электронной цифровой подписи сделает документ гораздо более защищенным, так как внести изменения станет невозможно”.

Легализация электронного документооборота стала наконец вполне реальной перспективой для российского рынка. Как рассказал один из докладчиков семинара, депутат Государственной Думы РФ Константин Борисович Шипунов, законопроект “О внесении изменений и дополнений в Налоговый кодекс РФ и Федеральный закон “О бухгалтерском учёте” уже внесен на рассмотрение Госдумы и находится на рассмотрении (ссылка на статус документа в ГД РФ). Сроки принятия решения по этому законопроекту в соответствии с процедурами составляют от трех до шести месяцев.

Напомним историю вопроса: в 2008 году в соответствии с Поручением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2008 г. № КА-П13-6752 Министерством финансов и Федеральной налоговой службой были начаты работы по организации пилотного проекта по обмену электронными счетами-фактурами, который был успешно завершен в августе 2009 г. Реализация данного пилотного проекта доказала, что применение электронного документооборота возможно как между контрагентами, так и между налогоплательщиком и налоговым органом.

На семинаре 23 октября компания METRO Cash&Carry, участник этого проекта, поделилась своей практикой, как ей удалось внедрить и успешно использовать электронный документооборот наряду с бумажными версиями документов. Милен Генчев, финансовый директор METRO Cash&Carry, представил конкретные цифры, какие инвестиции требуются от компании для возможности работы с электронным документооборотом, в какие сроки можно провести эти работы и какую экономию может получить компания при использовании электронных документов, даже наряду с использованием бумажных аналогов. Эти выводы подкрепил Максимилиан Мусселиус, исполнительный директор ECR-Rus, показав европейские данные об экономии на каждом из этапов обработки электронного документа по сравнению с бумажным аналогом. Согласно этим данным, экономия составляет порядка € 2,70 для получателя и € 0,76 для отправителя. Технологические аспекты перехода на электронные документы были представленны в презентациях г-на Лерха (METRO AG) и г-на Моисеева (METRO Cash&Carry).

Несмотря на то, что вопрос перехода на безбумажный документооборот в России обсуждается уже достаточно давно, все присутствующие на семинаре сошлись во мнении, что сейчас настал такой момент, когда индустрия должна объединить свои усилия для внедрения практики использования электронных счетов-фактур в России. Совместные и согласованные действия должны быть предприняты до того момента, как будут приняты новые поправки в Налоговый кодекс для того, чтобы избежать возможных проблем в будущем, сформировать уже сейчас подходящий для бизнеса стандарт и процедуры передачи счетов-фактур, решить вопрос хранения архивов и т. д. С этой целью сообщество ECR планирует и в дальнейшем принимать активное участие в выражнии интересов бизнеса в ходе рассмотрения вопроса об электронном документообороте на различных уровнях власти.

Справка об ECR

НП «Эффективный отклик на запросы потребителей» (ECR-Rus) – некоммерческое партнерство, объединяющее представителей розничных сетей и крупнейших производителей товаров повседневного спроса с целью реализаций принципов Эффективного отклика на запросы потребителей. ECR является международной организацией, представленной более чем в 40 странах мира. ECR-Rus объединяет более 50 Членов, чей совокупный ежегодный оборот в РФ более 40 млрд долларов. Ассоциация АКОРТ, НП «РусБренд» и «Союз Независимых Розничных Сетей» являются членами Партнерства ECR-Rus.

Ссылки на презентации:
1. Opening speech by Maximilian Musselius, Executive Director ECR-Rus

2. Implement of electronic documents interchange in Russia: law changes that will permit the use of electronic invoices. Konstantin Shipunov, RF State Duma Deputy

3. Implementation and benefits the electronic invoices while the legislation still require the paper version. Case of METRO Cash&Carry Russia. Milen Gentchev, CFO METRO Cash & Carry Russia

4. Business procedures and IT aspects of the e-invoice implementation. Hanjoerg Lerch, METRO AG, EDI expert

5. Going live in Russia. Dmitry Moiseev, Metro Group Buying Russia